1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Фактор 1.
3. Фактор 2.
4. Фактор 3.
5. Фактор 4.
6. Чи потрібна автоматизація діловодства малому бізнесу?
7. Способи введення документів в електронний документообіг
8. Ситуація 1.
9. Ситуація 2.
10. Як обмінюватися документами з компанією, у якої інша СЕД?

Автоматизація діловодства - неминуча необхідність. Поради, рекомендації та тонкощі впровадження автоматизації діловодства в організації ви знайдете в даній статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Які фактори обумовлюють необхідність автоматизації діловодства

За оцінками російських консалтингових компаній, за рік кількість електронних документів подвоюється, а кількість паперових - зростає всього на 7%.

Деякі документи повністю переводять в електронний вигляд. І це стосується не тільки первинної бухгалтерської документації, а й службових записок та інших внутрішніх ділових паперів.

На великому підприємстві створюється кілька десятків тисяч ділових паперів в рік, з документами працюють тисячі співробітників, а кількість контрагентів вимірюється сотнями. Як правило, такі підприємства територіально розосереджені і мають дочірні організації. Серед факторів, які впливають на діловодство великого підприємства, виділимо чотири основні.

Фактор 1.

Автоматизація рутинних операцій.

Хоча автоматизація досить широко поширена на великих підприємствах, рутинні операції зустрічаються часто. наприклад, реєстрація вхідних документів , Сортування листів з електронної пошти або збір і розподіл заявок на пропуски. Їх можна автоматизувати, використовуючи механізми розпізнавання інформації, інтелектуальної обробки зображень, автоматичного занесення самого документа в систему електронного документообігу (СЕД), настройки правил, за якими папір відправляється на розгляд того чи іншого адресата і т. Д.

Фактор 2.

Можливість використовувати мобільні технології.

Перш за все, це можливість працювати повноцінно з корпоративними даними через веб-доступ і мобільні додатки. Такий підхід дозволяє вести бізнес в режимі реального часу.

Робота на мобільних пристроях має свої особливості, які впливають на організацію внутрішніх процесів підприємства, в тому числі процесів діловодства. Перед помічником керівника можуть стояти наступні мобільні завдання: спланувати робочий день керівника за допомогою електронного календаря, підготувати матеріали для розгляду, оформити папери і т. д. В результаті керівник отримує оброблену інформацію для оперативних і ефективних рішень.

Фактор 3.

Персоналізовані і зручні інструменти.

Інформаційні системи, зокрема СЕД, розвиваються, і їх користувачі отримують більш зручний і ефективний інтерфейс.

У формах і екранах програмних продуктів зменшується кількість полів, часто використовувані функції виносять на чільне місце, в візуальному оформленні роблять акценти на важливих елементах. Гнучкі, але складні форми сортування та фільтрації, якщо вони не використовуються користувачем, ховаються.

Фактор 4.

Можливості обміну електронними документами з контрагентами, філіями, дочірніми структурами.

Підвищується швидкість обміну інформацією і збільшується економія коштів на пересилку ділових паперів. Особливо це актуально для великих підприємств з дочірніми організаціями і великою кількістю контрагентів.

Вибирайте СЕД з урахуванням перерахованих факторів. Пам'ятайте, що саме великі успішні організації подають приклад, коли всі працівники від топів до кожного виконавця визначають корпоративну культуру , Залучені в цілі компанії і працюють на максимальне використання трендів цифрового майбутнього.

Читайте докладніше про фактори, що обумовлюють необхідність автоматизації, тут.

Чи потрібна автоматизація діловодства малому бізнесу?

В організаціях малого бізнесу немає сенсу впроваджувати електронний документообіг. Ділові процеси не так розвинені, тому автоматизація не потрібно. Для вирішення базових завдань документообігу вам вистачить програми MS Office. Наприклад, реєструвати вхідні та вихідні документи можна в MS Excel . Організація документообігу на базі MS Excel не потребуватиме додаткових грошових вкладень, так як MS Office встановлений на комп'ютерах працівників за замовчуванням.

Крім MS Excel малі організації використовують програму ACM (Adaptive Case Management). АСМ призначений для роботи з проектами та колективної роботи. За допомогою програми зручно ставити завдання і доручення, контролювати терміни виконання. Інформація про робочий процес зберігається в віртуальній папці кейса. Кейси використовують як послідовності завдань, які містять: опис завдань, списки виконавців і керівників, обговорення, документи та інші дані.

При використанні ACM початкові вкладення мінімальні. Ви заощадите на створенні інфраструктури електронного документообігу та технічної підтримки. Потреба у впровадженні повноцінного електронного документообігу виникає в організаціях з чисельністю понад 50 чоловік.

Детальніше про способи автоматизації малого бізнесу читайте тут.

Читайте також:

Способи введення документів в електронний документообіг

При впровадженні СЕД в організації враховують нові можливості для керівників і зручність роботи для користувачів. Важливу роль при роботі в СЕД грають процеси введення документів. Пропонуємо розглянути стандартні ситуації в роботі користувачів системи і варіанти її оптимізації за рахунок нових можливостей СЕД.

Ситуація 1.

Реєстрація: від сканування до штрих-кодування

Діловод великого підприємства, реєструє вхідні документи для директора і керівників підрозділів. Як відбувається цей процес? Співробітник отримує кореспонденцію з пошти. Розкриває конверти, сортує, реєструє. На кожну ділову папір створює реєстраційно-контрольну картку (РКК). Потім він розкладає документи по паперовим папок керівників, передає кореспонденцію їм на розгляд через секретаря. Коли паперу повертаються до резолюцій, діловод знаходить РКК в СЕД, заносить в неї резолюцію, сканує документ, пов'язує з РКК і відправляє в електронному вигляді виконавцям. Якщо потік вхідних ділових паперів величезний, то сканування і прив'язка до РКК займуть багато часу. Які варіанти роботи можна запропонувати в даному випадку?

Приклад. Щоб полегшити пошук ділових паперів, використовуйте технологію штрих-кодування. при реєстрації документа йому присвоюється унікальний штрих-код. Співробітник роздруковує штрих-код на спеціальному принтері і наклеює на ділову папір.

Надалі при пошуку не буде необхідності введення ніяких параметрів. Досить піднести документ до сканера штрих-кодів, а система автоматично знайдете потрібну РКК.

Отже, діловод отримав стопку ділових паперів з резолюціями. Послідовно за кожним документом він знаходить РКК автоматично по штрих-коду. У РКК заносить резолюцію керівника, вказує виконавців. Далі співробітник запускає сканування ділової папери, пов'язує з РКК і відправляє виконавцям.

Зразок двомірного штрих-коду представлений нижче:

Є і більш зручний механізм занесення документів в СЕД:

Приклад. Після повернення ділових паперів від керівника діловод знаходить їх реєстраційні картки шляхом зчитування штрих-кодів, заносить резолюції, але не сканує. Далі діловод кладе пачку паперів в сканер і запускає сканування. Документи проходять через сканер і автоматично заносяться в СЕД - штрих-коди при цьому виступають як роздільники файлів. СЕД прив'язує електронні документи до реєстраційних карток та автоматично відправляє завдання виконавцям згідно з резолюцією.

Ситуація 2.

Документ, отриманий по електронній пошті: від локального диска до СЕД

Менеджер по роботі з корпоративними клієнтами, веде обмін інформацією з замовниками по електронній пошті: отримує або відправляє проекти договорів . Йому потрібно регулярно експортувати документи з СЕД і імпортувати назад. Якщо взяти традиційну роботу з електронною поштою, то спочатку менеджер зберігає отриманий документ на локальний диск і потім заносить його в СЕД. Що ми можемо запропонувати в даній ситуації?

Приклад. У багатьох СЕД можна з Outlook або іншого поштового клієнта зберегти вкладені в лист документи і текст письма окремим файлом. Крім того, текст листа можна відразу направити на узгодження або зберегти контакт з новим замовником в довідники СЕД, наприклад в «Контактні особи організацій». Крім того, менеджер може відкрити отриманий документ в Word або Excel, ознайомитися з ним, внести зміни і, не закриваючи документ, зберегти з програми-редактора в СЕД.

Занесення ділових паперів в СЕД - щоденний і рутинну працю. Сучасні технології зроблять його ефективним і скоротять кількість помилок.

Детальніше про введення ділових паперів в СЕД читайте тут.

Як обмінюватися документами з компанією, у якої інша СЕД?

Самий рутинний варіант - обмінюватися паперовими документами або сканованими образами по електронній пошті. Тоді СЕД двох компаній ніяк не пов'язані, а діловод або секретарям обох організацій доведеться вручну реєструвати і обробляти вхідні та вихідні документи.

Щоб повноцінно обмінюватися даними в електронному вигляді, потрібно «навчити» системи інформаційного взаємодії. Це технологічна задача, складність якої залежить від параметрів інформаційного обміну: двосторонній він або односторонній, якими даними належить обмінюватися і як часто, як і ступінь автоматизації і захисту інформації і т.д.

Приклад. Обмін вхідними та вихідними електронними документами між двома організаціями, які входять в один холдинг, але застосовують в роботі різні СЕД. Розберемо випадок, коли інформаційний обмін вибудовується між головною організацією холдингу і дочірньою компанією. При двосторонньому обміні вихідні документи з дочірньої компанії автоматично потрапляють в категорію входять до СЕД керуючої організації і навпаки. Щоб така взаємодія стало можливим, потрібно розробити загальний для двох організацій формат обміну, створити єдині довідники, опрацювати питання надання прав доступу для співробітників обох організацій.

Якщо організації хочуть обмінюватися документами з електронним підписом , Потрібно забезпечити сумісність засобів шифрування і захисту інформації, що ускладнює завдання. Організація такого інформаційного обміну - замовний проект, виконання якого логічно доручити розробнику тієї СЕД, яка вже використовується в організації

Якщо мова йде про компанії, що входять до складу групи або холдингу, варто подумати про перехід на єдину СЕД. При цьому формується єдиний інформаційний простір холдингу, єдині правила документообігу і культура роботи з електронними документами.

Детальніше про обмін електронними даними з іншими компаніями читайте тут.

Читайте також: